Co przestajesz robić ręcznie

Rolka działa? To niech zapis też działa

Ktoś zobaczył Twoją rolkę i chce spróbować. Jeśli trafi na grafik w JPG i „pisz na priv”, część napisze, a reszta przewinie dalej. Szkoda każdej.

W praktyce:

• Kursant widzi grafik z opisami kursów, okładkami, stylami i poziomami, także na telefonie.
• Zapisuje się sam, o każdej porze: zostawia dane i potwierdza e-mail kodem. Bez zakładania konta i wymyślania hasła.
• Od razu trafia na listę albo, gdy miejsc już nie ma, na listę rezerwową.
• Wyróżnione kursy pokazują się na górze, więc nowy kurs do wypełnienia nie ginie w liście.
• Masz stronę? Grafik z zapisami wklejasz na nią dwiema linijkami kodu. Nie masz? Dostajesz gotową stronę szkoły z linkiem do bio.

Telefon może poleżeć

„Czy na pewno jestem zapisana?” „Zwolniło się miejsce?” „To jutro?” Każda z tych wiadomości to chwila. Razem to Twój wieczór. Niech odpowiada system.

W praktyce:

• Potwierdzenie zapisu, zmiany i anulowania wychodzi samo, mailem.
• Gdy ktoś zrezygnuje, pierwsza osoba z listy rezerwowej wskakuje na jej miejsce i dostaje maila. Możesz też przenosić ludzi ręcznie.
• Do całej grupy piszesz jedną wiadomością. Możesz ją zaplanować, np. na dzień przed startem kursu: „jutro się widzimy”.
• Historia wiadomości jest przy każdym kursancie, a nie w czyimś prywatnym telefonie.

Pieniądze przestają uciekać

Kursant mówi, że brakujące 10 zł przyniesie jutro. Wierzysz mu na słowo. Ale czy będziesz pamiętać? Ty nie zapamiętasz. Baileo tak.

Komuś skończył się karnet, a mówi, że przelewał. Zaznaczasz mu obecność bez karnetu, a system wyraźnie oznacza to przy jego nazwisku, dopóki nie podepniesz karnetu. Nie zapomnisz sprawdzić.

Baileo nie rozwiązuje spraw za Ciebie i nie podejmuje decyzji. Zdejmuje Ci z głowy to, o czym dziś musisz pamiętać, mając tylko głowę i kartkę. Nie musisz pamiętać i nie musisz się domyślać. A skoro wszystko jest w systemie, dane do analizy masz gotowe na tacy.

W praktyce:

• Karnety ustawiasz raz: liczba wejść, ważność, od kiedy się liczą (od zakupu, od pierwszego dnia miesiąca, od pierwszego wejścia), na które kursy. Potem system sam liczy wejścia.
• Karnet na konkretną grupę nie wędruje po innych. Przy rezerwacji system sam wybiera pasujący karnet i ostrzega, gdy ktoś próbuje wejść na zajęcia spoza swojego karnetu.
• Odwołujesz zajęcia, a wejścia same wracają na karnety.
• Nieodwołana rezerwacja? Jeśli tak ustawisz, opłata dodatkowa zejdzie z portfela kursanta, a on dostanie uprzejmego maila, bez słowa „kara”. Cofasz ją jednym ruchem, pieniądze wracają tą samą drogą.
• Niedopłaty i wejścia bez opłaty są oznaczone przy nazwisku kursanta wszędzie, gdzie go widzisz: na liście obecności, zapisów i rezerwacji.
• Płatności dzielone (część gotówką, część BLIK-iem), raty, zwroty i korekty mają historię: kto, kiedy i jak przyjął pieniądze.
• Portfel kursanta obsługuje przedpłaty i kaucje. Kursanci z kartami sportowymi korzystają z systemu jak inni.

Spokój. I ktoś, kto zna temat

Regulamin, zgody, dostęp ludzi do danych. Rzeczy, o których myślisz dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak. Każdy ma tego jednego kursanta, który czyta regulamin 😉 Ale nawet dla niego jednego warto mieć w nim porządek.

W praktyce:

• Regulamin i politykę prywatności dodajesz w wersjach z datą. Nowa wersja od 1 września włącza się sama, a Ty widzisz, kto ma aktualne zgody.
• Zgody (marketingowa, zdrowotna, na klub sportowy, własne) zbiera formularz zapisu. Brakujące zbierasz jedną prośbą do wielu osób naraz.
• Wiadomość marketingowa idzie tylko do osób z aktualną zgodą. System sprawdza ją w chwili wysyłki.
• Instruktor widzi przypiętą notatkę przy nazwisku kursanta, np. o kontuzji, zanim zacznie zajęcia. Kursant jej nie widzi.
• Każdy w zespole ma dostęp tylko do tego, czego potrzebuje. Ktoś odchodzi? Odcinasz mu dostęp jednym kliknięciem.
• Prośbę „proszę usunąć moje dane” realizujesz bez psucia historii sprzedaży i statystyk.

A jeśli czegoś nie wiesz, np. jak legalnie prowadzić kaucje, napisz do mnie. Nie odeślę Cię z kwitkiem. Mam 14 lat doświadczenia w prowadzeniu i optymalizowaniu szkół tańca. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

Umów konsultację

Koniec miesiąca bez kartki i kalkulatora

Ile godzin poprowadził każdy instruktor, z zastępstwami? Kto nie zapłacił? Kto wszedł bez opłaty? Dziś to wieczór z kalendarzem, zeszytem i kawą. Albo dwiema.

W praktyce:

• Raport pracowników: zajęcia, godziny i rezerwacje każdego instruktora, z zastępstwami.
• Listy: nieopłacone transakcje, rezerwacje bez opłaty, salda portfeli, naliczone opłaty, wydatki i aktywność kursantów.
• Każdy raport pobierasz jednym przyciskiem „Generuj Excel”.
• Lista obecności to tabela całego miesiąca: frekwencję kursanta widać w jednym wierszu, a przy każdej obecności, którym karnetem była opłacona.