Zgody i dokumenty
Zgody RODO w szkole tańca, żeby wreszcie spać spokojnie
Baileo pomaga szkołom tańca uporządkować zgody RODO tak, żeby nie wisiały jako temat odkładany na później i wyrzut sumienia przy każdej liście kursantów.
- Obowiązkowa akceptacja regulaminu i potwierdzenie polityki prywatności przy samodzielnym zapisie kursanta
- Gotowe narzędzia do zbierania, przypominania i pilnowania zgód bez ręcznego ścigania każdego przypadku
- Możliwość wysłania maila z prośbą o akceptację zgód po utworzeniu konta przez recepcję
- Badge „brak zgód” na listach zapisanych osób i osób do zapisania, żeby recepcja od razu widziała, z kim trzeba domknąć temat
- Wersjonowanie zgód: zapisujemy dokument, datę akceptacji i ponownie wymagamy zgód po wgraniu nowej wersji dokumentu
RODO nie powinno wisieć nad szkołą jako temat do domknięcia kiedyś później
W wielu szkołach temat zgód wraca jak wyrzut sumienia: wiadomo, że trzeba go dopiąć, ale przy codziennej pracy łatwo odkładać go na później. Dopiero przy porządkowaniu list, dokumentów albo w stresującej sytuacji okazuje się, że trudno szybko sprawdzić, kto czego jeszcze nie zaakceptował.
Baileo daje gotowe narzędzia do zbierania i pilnowania zgód, żeby szkoła mogła spać spokojniej. Zamiast ręcznie pamiętać o każdym przypadku, zespół widzi braki, może wysłać przypomnienie i wrócić do tematu dokładnie tam, gdzie trzeba.
Najwygodniej zebrać zgody wtedy, gdy kursant już się zapisuje
Podczas samodzielnego zapisu Baileo prosi kursanta o zaakceptowanie regulaminu szkoły i potwierdzenie zapoznania się z polityką prywatności. Kursant nie przejdzie przez samozapis bez zaznaczenia wymaganych zgód.
Dodatkowo szkoła może zbierać zgodę marketingową, na przykład na własną komunikację szkoły albo w przyszłości na potrzeby planowanego modułu newsletterowego.
Bez dobrego zaplecza łatwo utonąć w pilnowaniu zgód ręcznie
Jeśli konto kursanta tworzy recepcja, można użyć akcji „poproś o zgody”. System wysyła wiadomość e-mail z linkiem, pod którym kursant może zaakceptować wymagane dokumenty poza samodzielnym zapisem .
Na liście zapisanych osób i liście osób do zapisu pojawia się badge „brak zgód”. Dzięki temu recepcja może szybko poprosić o uzupełnienie zgód albo przypomnieć o nich podczas bieżącej obsługi kursanta .
System pomaga zebrać zgody, ale nie odbiera szkole elastyczności
Baileo nie blokuje pracy recepcji, bo to szkoła decyduje, jak prowadzi swój proces i kiedy potrzebuje domknąć formalności. System pokazuje brakujące zgody i pomaga je zebrać, ale nie odbiera zespołowi kontroli nad obsługą.
Zgody są wersjonowane: zapisujemy, dla którego dokumentu i w jakiej dacie została udzielona zgoda. Po wgraniu nowej wersji dokumentu zgody znów stają się wymagane.
Najczęstsze pytania
Jakie zgody są obowiązkowe przy zapisie online?
W samodzielnym zapisie wymagamy akceptacji regulaminu szkoły oraz potwierdzenia zapoznania się z polityką prywatności. Bez tych zgód kursant nie dokończy zapisu.
Czy można poprosić o zgody kursanta dodanego przez recepcję?
Tak. Po utworzeniu konta przez recepcję można wysłać wiadomość z linkiem do akceptacji zgód, podobnie jak w procesie zapisów online .
Co się dzieje po zmianie regulaminu lub polityki prywatności?
Po wgraniu nowej wersji dokumentu zgody są wymagane ponownie, a system zapisuje, której wersji dokumentu dotyczyła wcześniejsza akceptacja.
Następny krok
Chcesz zobaczyć jak Twój grafik wygląda w Baileo?
Napisz do nas, a przygotujemy demo na podstawie grafiku Twojej szkoły: ze strony WWW, obecnego systemu, PDF-a albo grafiki z planem zajęć.
Zamów demo z Twoimi danymi